Haal meer uit je kantoordag: 4 praktische tips

Het concept van dagen “op kantoor” is relatief nieuw, aangezien steeds meer bedrijven overschakelen op een hybride model, waarbij zowel op kantoor als vanuit huis gewerkt wordt. Als jij in een hybride functie werkt, is het belangrijk om je tijd goed in te plannen, zodat je met succes zowel thuis als op kantoor kunt werken.

Volgens een onderzoek van Tijdswinst.com werkt een derde van alle Nederlanders het liefst zonder collega’s om zich heen. Nog eens een derde zegt dat collega’s onder werktijd met te veel niet-werkgerelateerde zaken bezig zijn. Om op je werk productief te zijn is het dus belangrijk je tijd op kantoor zo in te plannen dat je niet afgeleid wordt.

In dit artikel bespreken we vier organisatorische tips en technieken voor meer structuur in je werk op kantoordagen.

1. Taken plannen en prioriteren

De eerste stap is ervoor te zorgen dat je tijd op kantoor efficiënt is ingepland. Bekijk wat je moet doen en plan taken waarvoor je met collega’s samen moet werken op dagen waarvan je weet dat je op kantoor bent met je teamleden.

Voorkom ’asynchrone’ taken tijdens dagen op kantoor. Dit zijn taken die je makkelijk alleen of met minimale input van je team kunt doen. Asynchrone taken, zoals administratie of individuele projecten, zijn geschikter voor thuiswerken.

Reserveer daarom tijd op kantoor voor projecten waarvoor je samen moet werken om met teamleden bij te praten of om te brainstormen over nieuwe ideeën. Creatieve taken zoals brainstormen lukken beter in persoon, doordat mensen dan veel vrijer ideeën delen dan de onpersoonlijkere communicatie van een virtuele vergadering. Organiseer je workflow dus zodanig dat je asynchrone taken inplant op een dag waarop je thuis werkt en gebruik je tijd op kantoor voor creatieve taken waarvoor je samen moet werken.

Een opsomming:

1.) Taken plannen en prioriteren
2.) Richt je werkplek in voor productiviteit
3.) Gebruik kantoortijd voor efficiëntere communicatie
4.) Probeer technieken voor focus en tijdsbeheer

Rugpijn, nee dank u!
Wij doen iets voor uw rug.

2. Richt je werkplek in voor productiviteit

Wist je dat je mentale productiviteit een flinke boost krijgt van een fysiek goed ingerichte en productieve werkplek? Je bureau goed opruimen voorkomt afleiding tijdens de werkdag zodat je je beter kunt concentreren op de taak waaraan je werkt.

Als je niet fulltime op kantoor werkt, is een ergonomisch, schoon en opgeruimd bureau nog belangrijker. Waar je niet op zit te wachten is dat je op kantoor komt en afgeleid wordt door papieren en materialen van projecten van vorige week. Berg alles op dat je niet nodig hebt op de specifieke dag dat je op kantoor bent en ruim je bureau op, zodat je alleen de papieren en taken in beeld hebt die je dan nodig hebt.

3. Gebruik kantoortijd voor efficiëntere communicatie

Dagen op kantoor zijn bij uitstek geschikt om bij te praten met collega’s over projecten of voor een snelle vergadering zodat alle neuzen weer dezelfde kant op staan. Regel dat je even bijpraat met je team wanneer jullie samen op kantoor zijn. Vijf minuten face-to-face communicatie kan veel tijd besparen aan onnodig heen en weer mailen en eventuele misverstanden zijn snel opgelost. Persoonlijke gesprekjes met je team of even de vriendelijke kletspraat bij het koffieapparaat zijn goed voor de algehele moraal en daardoor neemt je productiviteit weer toe. Als je gaat plannen voor een dag op kantoor, probeer je week dan zo in te delen dat je tijdens de dag wat vrije tijd hebt of iets langer kunt lunchen, zodat je elkaar even gedag kunt zeggen of wat kunt netwerken met andere mensen op kantoor.

Daarbij is efficiënte communicatie natuurlijk altijd belangrijk, niet alleen op de dagen dat je op kantoor bent. Als je flexibele kantoordagen hebt gebeurt het regelmatig dat je aan het werk bent met mensen die thuis werken terwijl jij op kantoor zit, of andersom, en het is belangrijk om als team te blijven samenwerken.

Tools om virtueel samen te werken zijn ideaal voor het verbinden van collega’s die zowel thuis als op kantoor werken. Lucidspark is een van die tools voor samenwerking en biedt functies voor naadloos teamwork, zoals real time samenwerken voor brainstormen, met mogelijkheden voor commentaar en delen. Lucidspark’s virtuele concept Map is een echt innovatieve oplossing, gericht op het aanwakkeren van creativiteit, waar je team zich ook bevindt. Alle teamleden kunnen samenwerken in een virtuele ruimte, ideeën toevoegen, concepten uitwerken en in real time aantekeningen maken. Dit betekent dat iedereen kan samenwerken en ideeën kan delen in één sessie, waarbij teams zowel op kantoor als thuis met elkaar in verbinding staan.

4. Probeer technieken voor focus en tijdsbeheer

Het kantoor zit vaak vol met afleiding. Werk daarom aan een techniek die helpt met jouw focus en het effectief inplannen van je tijd. Dat wil niet zeggen dat je nooit weg mag van je bureau of niet kunt bijkletsen, maar geef elke taak een prioriteit en plan tijd in om even flink door te werken aan je to-do lijst. Er zijn verschillende technieken om te leren focussen en je tijd goed te gebruiken, zoals:

De Eisenhower-matrix.

De Eisenhower-matrix is een manier om je takenlijst te organiseren en prioriteren, op volgorde van urgentie en belangrijkheid. Deel je to-do lijst op in vier vakken: dringend en belangrijk, niet dringend maar belangrijk, dringend maar niet belangrijk en niet dringend en niet belangrijk. Bedenk wanneer je op kantoor bent, omdat sommige taken meer of minder belangrijk worden afhankelijk van de noodzaak van effectief samenwerken. Zodra je taken ingedeeld zijn, kan je plannen welke taken je als eerste gaat doen, welke je voor een later moment indeelt, welke je binnen het team kunt verdelen en welke je kunt negeren. Deze matrix werkt bij uitstek op virtuele organisatieplatforms, omdat je met ‘drag and drop’ taken in verschillende vakken kunt zetten.

De Pomodorotechniek.

De Pomodorotechniek hakt je werk in kleinere intervallen van 25 minuten, met ingeplande pauzes. Stel aan het begin van een taak een timer in op 25 minuten en probeer jezelf dan volledig te focussen op die taak, zonder onderbrekingen. Na die 25 minuten stop je en neem je een pauze van 5 minuten. Zorg, indien mogelijk, dat het een echte pauze is door van je bureau op te staan. Daarna herhaal je dit proces. Met deze techniek werk je in geconcentreerde periodes van productiviteit terwijl je regelmatig pauze neemt om een burn-out te voorkomen.

Vermijd multitasken als je op kantoor bent. Er zijn daar veel mensen en je merkt op een gegeven moment dat je verschillende gesprekken over diverse projecten hebt, maar laat je daardoor niet verleiden om van de ene naar de andere taak te springen. Plan, prioriteer en focus dus op je werk wanneer je aan je bureau zit. Zorg voor pauzes, brainstormsessies en samenwerking op een andere plek dan aan je bureau.

De combinatie van werken op kantoor en thuis is even wennen, maar het vaker toepassen van deze strategieën helpt je je productiviteit te maximaliseren. Waar je ook werkt. Je werk organiseren en tijd inplannen om te focussen op een taak zoals samenwerking is de beste manier om ervoor te zorgen dat je het beste uit je tijd op kantoor haalt.

Gerelateerde producten

Onze kantoormeubelen zijn altijd specifiek toegerust op de behoeftes binnen uw kantooromgeving. Heijka Kantoormeubelen adviseert vanuit deze visie over alles dat met kantoorinrichting en kantoormeubilair te maken heeft.